Ein Betreuungsvertrag Arbeitssicherheit muss festhalten, wie viele Stunden Betreuung der Betrieb nach DGUV Vorschrift 2 bekommt, welche Leistungen darin stecken, wer betreut und wer vertritt, wie lange der Vertrag läuft und wem die Dokumentation gehört. Fehlt einer dieser Punkte, zeigt sich die Lücke meist erst bei einer Besichtigung oder beim Anbieterwechsel.
Wie die Betreuung durch eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit insgesamt abläuft, steht auf der Seite dazu. Dieser Beitrag geht Klausel für Klausel durch den Vertrag selbst.
Der Betreuungsvertrag ist die zweiseitige Vereinbarung zwischen einem Betrieb und einer freiberuflichen Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einem überbetrieblichen Dienst über Umfang, Inhalt und Dauer der sicherheitstechnischen Betreuung. Seine Grundlage ist § 19 ASiG: Der Arbeitgeber kann seine Pflicht zur Bestellung auch dadurch erfüllen, dass er einen überbetrieblichen Dienst zur Wahrnehmung der Aufgaben nach § 6 ASiG verpflichtet.
Vertrag vs. Bestellung: Was der Vertrag nicht ersetzt
Der Betreuungsvertrag regelt Leistung, Vergütung und Laufzeit mit dem Anbieter. Die Bestellung nach § 5 Absatz 1 ASiG überträgt die Aufgaben schriftlich auf eine namentlich benannte Person mit Fachkunde. Beide Dokumente gehören nebeneinander in die Unterlagen, und der Vertrag sollte die Person nennen, die später bestellt wird.
Wie die Bestellung aussieht und welche Angaben sie braucht, steht in Bestellung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit. Für den Vertrag folgt daraus eine Pflichtangabe: Name und Fachkundenachweis der betreuenden Person nach § 7 ASiG, nicht nur der Firmenname des Dienstleisters.
Beim Betriebsrat unterscheidet das ASiG genau. Angestellte Fachkräfte für Arbeitssicherheit werden nach § 9 Absatz 3 Satz 1 ASiG mit Zustimmung des Betriebsrats bestellt. Vor der Verpflichtung einer freiberuflichen Fachkraft für Arbeitssicherheit oder eines überbetrieblichen Dienstes ist der Betriebsrat nach § 9 Absatz 3 Satz 3 ASiG anzuhören. Die Anhörung sollte vor der Unterschrift stattfinden und dokumentiert sein.
Checkliste: Diese Punkte gehören in den Vertrag
Ein prüffähiger Betreuungsvertrag beantwortet zehn Fragen: Wer wird betreut, nach welcher Betreuungsgruppe, mit wie vielen Stunden, durch wen, mit welchen Leistungen, mit welchem Erstaufwand, mit welcher Vertretung, mit welchen Berichten, wie lange und mit welcher Übergabe am Ende. Die Tabelle fasst die Punkte mit Rechtsgrundlage zusammen.
| Punkt | Was im Vertrag stehen sollte | Grundlage |
|---|---|---|
| Betrieb | Standorte und gewichtete Beschäftigtenzahl | § 2 Absatz 5 DGUV Vorschrift 2 |
| Betreuungsgruppe | WZ-Schlüssel und Gruppe, im Büro meist Gruppe III | Anlage 2 Abschnitt IV DGUV Vorschrift 2 |
| Einsatzzeit | Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung getrennt in Stunden | Anlage 1 oder Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 |
| Aufteilung | Stunden für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, je mindestens 20 Prozent | Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 |
| Person | Name und Fachkundenachweis der betreuenden Fachkraft | § 5 und § 7 ASiG |
| Leistungen | Begehungen, Gefährdungsbeurteilung, Unfalluntersuchung, Arbeitsschutzausschuss | § 6 ASiG |
| Erstaufwand | einmalige Leistungen im ersten Jahr, gesondert ausgewiesen | Vereinbarung |
| Präsenz | Vor-Ort-Anteil, digitale Betreuung höchstens bis zur zulässigen Grenze | § 6 DGUV Vorschrift 2 |
| Berichte | Rhythmus und Form der Tätigkeitsberichte | § 5 DGUV Vorschrift 2 |
| Laufzeit | Beginn, Dauer, Verlängerung, Kündigungsfrist, Anpassung bei Wachstum | Vereinbarung |
| Dokumentation | Eigentum, Format und Herausgabe bei Vertragsende | § 6 ArbSchG |
| Datenschutz | Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wo der Anbieter Beschäftigtendaten verarbeitet | Art. 28 DSGVO |
Einsatzzeit: Betreuungsgruppe und beide Betreuungsteile getrennt
Die Einsatzzeit ist der Kern des Vertrags. Für Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten gilt Anlage 2 DGUV Vorschrift 2: Grundbetreuung gleich Beschäftigte mal Faktor der Betreuungsgruppe, im Büro 0,5 Stunden pro Kopf und Jahr für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt zusammen. Die betriebsspezifische Betreuung kommt als eigener Posten hinzu.
Ein Vertrag, der nur einen Jahrespreis nennt, lässt sich nicht prüfen. Steht die Betreuungsgruppe darin, lässt sie sich über den WZ-Schlüssel kontrollieren, wie in Betreuungsgruppe und WZ-Code beschrieben. Die Stunden für den eigenen Betrieb liefert der Einsatzzeiten-Rechner.
| Betrieb | Anlage | Grundbetreuung pro Jahr | Mindestanteil je Seite | Was zusätzlich in den Vertrag gehört |
|---|---|---|---|---|
| 15 Beschäftigte | Anlage 1 | keine festen Stunden | entfällt | Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung und anlassbezogene Betreuung |
| 40 Beschäftigte | Anlage 2 | 20 Stunden | 4 Stunden | betriebsspezifische Betreuung, Arbeitsschutzausschuss |
| 120 Beschäftigte | Anlage 2 | 60 Stunden | 12 Stunden | betriebsspezifische Betreuung, Arbeitsschutzausschuss, mehrere Begehungen |
Beim Büro mit 15 Beschäftigten muss der Vertrag deshalb Leistungen statt Stunden beschreiben: welche Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung, in welchem Abstand, und wie Anlässe wie ein Umzug abgerechnet werden. Wegezeiten werden nach Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 nicht als Einsatzzeit angerechnet und gehören, wenn sie berechnet werden, in einen eigenen Posten.
Fachkraft und Betriebsarzt: Aufteilung im Vertrag
Die Grundbetreuung nach Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 ist ein gemeinsamer Wert für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt. Auf jede Seite entfallen mindestens 20 Prozent, den Rest verteilt der Betrieb nach Beratung durch beide. Der Vertrag sollte die gewählte Aufteilung in Stunden nennen, auch wenn der Betriebsarzt über einen anderen Anbieter kommt.
Fachkraft für Arbeitssicherheit vs. Betriebsarzt im Vertrag: Die Fachkraft deckt Begehungen, Gefährdungsbeurteilung und technische Fragen ab, der Betriebsarzt die arbeitsmedizinische Seite. Die Angebotsvorsorge bei Bildschirmarbeit nach ArbMedVV wird nicht auf die Grundbetreuung angerechnet und gehört zur betriebsspezifischen Betreuung. Mehr dazu in Betriebsarzt im Büro: wann ist er Pflicht?.
Liegen beide in getrennten Verträgen, müssen die Stunden zusammen die Grundbetreuung ergeben. Ein häufiger Fehler: Jeder Vertrag rechnet mit den vollen 0,5 Stunden pro Kopf, und der Betrieb bezahlt die Grundbetreuung doppelt.
Erstaufwand im ersten Jahr
Der Erstaufwand ist die Arbeit, die nur zu Beginn einer Betreuung anfällt: Erstbegehung, erste vollständige Gefährdungsbeurteilung, Aufbau der Unterlagen und Bestandsaufnahme von Ersthelfern, Prüffristen und Unterweisungen. Er liegt oft über der laufenden Grundbetreuung und gehört deshalb als eigener Posten in den Vertrag.
Ohne gesonderte Ausweisung bleibt offen, ob der Erstaufwand in den Stunden der Grundbetreuung steckt oder zusätzlich berechnet wird. Ein Büro mit 40 Beschäftigten hat 20 Stunden Grundbetreuung im Jahr für beide Seiten zusammen; eine erste Gefährdungsbeurteilung mit Begehung und Maßnahmenplan kann einen großen Teil davon binden. Wie sich die Posten zu einem Jahresbudget fügen, zeigt Was kostet eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?.
Ein zweites Mal fällt der Erstaufwand an, wenn beim Wechsel die Unterlagen nicht mitkommen. Auch deshalb hängen Erstaufwand und Dokumentationsklausel zusammen.
Laufzeit, Kündigung und Wachstum
Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist regelt kein Gesetz. Vorgeschrieben ist nur, dass der Betrieb ohne Lücke betreut ist. Der Vertrag sollte deshalb Beginn, Dauer, Verlängerung und Frist eindeutig nennen und eine Regel enthalten, wie sich die Stunden ändern, wenn die Zahl der Beschäftigten steigt oder sinkt.
Mehrjährige Laufzeiten geben beiden Seiten Planbarkeit, kürzere geben mehr Spielraum. Wichtiger als die Dauer ist die Anpassungsklausel: Wächst ein Büro von 18 auf 25 Beschäftigte, wechselt es von Anlage 1 zu Anlage 2, braucht feste Einsatzzeiten und ab mehr als 20 Beschäftigten einen Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG. Ein Vertrag ohne Anpassungsregel passt dann nicht mehr.
Die Kündigungsfrist sollte lang genug sein, um eine Nachfolge zu bestellen. Wer heute an einen Vertrag gebunden ist, mit dem er nicht zufrieden ist, findet die Wege in Unzufrieden mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Dokumentation, Vertretung und Berichte
Die Dokumentationspflicht nach § 6 ArbSchG trifft den Arbeitgeber, nicht den Dienstleister. Der Vertrag muss deshalb regeln, dass Gefährdungsbeurteilung, Begehungsprotokolle, Unterweisungsnachweise und Berichte dem Betrieb gehören und bei Vertragsende vollständig in einem gängigen Format herausgegeben werden, auch wenn sie in einem Portal des Anbieters liegen.
Drei weitere Klauseln sichern den Alltag ab:
- Vertretung: eine benannte Person mit Fachkunde nach § 7 ASiG für Urlaub und Krankheit. Wechselt die betreuende Person dauerhaft, ist eine neue Bestellung nötig.
- Erreichbarkeit: eine Reaktionsfrist für Anfragen, etwa nach einem Arbeitsunfall oder einem Schreiben der Berufsgenossenschaft.
- Berichte: Nach § 5 DGUV Vorschrift 2 berichtet die Fachkraft für Arbeitssicherheit regelmäßig schriftlich oder elektronisch über ihre Tätigkeit. Der Vertrag legt Rhythmus und Form fest.
Die Betreuung ist nach § 6 DGUV Vorschrift 2 grundsätzlich in Präsenz zu erbringen; digitale Betreuung ist in der Regelbetreuung bis zu einem Drittel zulässig, wenn der Betrieb durch eine Erstbegehung bekannt ist. Ein Vertrag ohne Vor-Ort-Termine passt dazu nicht. Weitere Prüfpunkte vor der Wahl des Anbieters stehen in Fachkraft für Arbeitssicherheit auswählen.
Einen Betreuungsvertrag in sechs Schritten prüfen
Die Prüfung dauert mit Vertragsentwurf, Beschäftigtenliste und WZ-Schlüssel etwa eine Stunde. Die Reihenfolge folgt der Logik der DGUV Vorschrift 2: erst zählen, dann einordnen, dann rechnen, dann die Klauseln lesen. Unklare Punkte klären Sie vor der Unterschrift schriftlich mit dem Anbieter.
- Beschäftigte zählen. Den Jahresdurchschnitt der Beschäftigten ermitteln und Teilzeitkräfte nach § 2 Absatz 5 DGUV Vorschrift 2 gewichten, damit Anlage und Einsatzzeit stimmen.
- Betreuungsgruppe abgleichen. Den WZ-Schlüssel des Betriebs mit der im Vertrag genannten Betreuungsgruppe vergleichen. Büro- und Verwaltungsbetriebe liegen in aller Regel in Gruppe III.
- Stunden nachrechnen. Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung getrennt prüfen und kontrollieren, ob Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt jeweils mindestens 20 Prozent der Grundbetreuung erhalten.
- Leistungsliste lesen. Begehungen, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungshilfe, Berichte, Arbeitsschutzausschuss und Erstaufwand einzeln suchen und offene Punkte vor der Unterschrift klären.
- Dokumentation und Vertretung sichern. Herausgabe aller Unterlagen in einem gängigen Format, eine benannte Vertretung mit Fachkunde und eine Reaktionsfrist schriftlich festhalten.
- Bestellung und Betriebsrat erledigen. Nach der Unterschrift die betreuende Person schriftlich nach § 5 ASiG bestellen und, wo ein Betriebsrat besteht, ihn vor der Verpflichtung nach § 9 Absatz 3 ASiG anhören.
Mehr dazu im Beitrag 6 Kostenfallen im Arbeitsschutz fürs Büro.
Safety Club legt Betreuungsgruppe, Einsatzzeit, Erstaufwand und Dokumentation im Vertrag offen: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort plus digitale, prüfungssichere Dokumentation, die dem Betrieb gehört. Einen bestehenden Vertrag sehen wir im Erstgespräch durch, wie es danach weitergeht, zeigt der Ablauf.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Einzelfallberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Fassungen von ASiG und ArbSchG sowie die von Ihrem Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzte Fassung der DGUV Vorschrift 2.
