Arbeitssicherheit für Notariate

• Notariate

Beurkundungstermine und Publikumsverkehr im Notariat

Zu einer Beurkundung kommen oft mehrere Beteiligte gleichzeitig, die das Haus nicht kennen. Häufig geht es um Erbschaften, Scheidungsfolgen oder den Verkauf eines Unternehmens, also um Termine, bei denen die Stimmung schnell kippen kann.

In Berlin, Bremen, Hessen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und in den westfälischen Teilen Nordrhein-Westfalens üben Notarinnen und Notare ihr Amt neben dem Anwaltsberuf aus. Teilen sich Kanzlei und Notariat Räume und Personal und sind die Beschäftigten beim selben Arbeitgeber angestellt, ist das für den Arbeitsschutz ein Betrieb: eine Gefährdungsbeurteilung für beide Tätigkeiten und eine Beschäftigtenzahl für alle Schwellen. Im übrigen Bundesgebiet arbeiten hauptberufliche Notare, deren Büro allein dem Notariat dient.

Seit dem 1. Juli 2022 wird jede neu errichtete Urkunde zusätzlich elektronisch verwahrt, und zwar in der elektronischen Urkundensammlung des Elektronischen Urkundenarchivs, das die Bundesnotarkammer führt. Dazu wird das Papieroriginal eingescannt. Damit gibt es einen Arbeitsplatz, den ältere Gefährdungsbeurteilungen nicht kennen: den Scanplatz, an dem Urkunden stapelweise aufgelegt, geprüft und wieder abgelegt werden. Er ist Bildschirmarbeitsplatz und Ablage zugleich und braucht neben dem Gerät genug Fläche, damit keine Stapel auf dem Boden landen.

Notariate: Zuständigkeit, Wirtschaftszweig und Schwellen

Gezählt werden die Beschäftigten, nicht die Beteiligten einer Beurkundung: Notarfachangestellte, Bürokräfte und Auszubildende. Für die Breite der Fluchtwege zählen dagegen alle Personen, die an einem vollen Termintag im Haus sind. Teilzeitkräfte zählen für die Schwelle von 20 anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 mit 0,75.

Was die Gefährdungsbeurteilung eines Notariats abdecken muss

• Fluchtwege für Ortsunkundige. Die Zahl der gleichzeitig anwesenden Personen richtet sich nach den Terminen, nicht nach der Belegschaft. Fluchtwegbreiten, Kennzeichnung und die Zahl der Ersthelfer bemessen sich nach dem ungünstigsten Fall.
• Urkundenarchiv. Urkunden unterliegen langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der Papierbestand wächst dauerhaft und wird selten kleiner. Regalsicherheit, Standsicherheit und der Brandschutz im Archiv sind deshalb Dauerthemen.
• Auswärtsbeurkundungen. Beurkundungen im Krankenhaus, im Pflegeheim oder in der Wohnung sind Außendiensttätigkeit mit fremden Räumen und Wegeunfallrisiko. Das gehört als eigener Punkt in die Beurteilung.
• Angespannte Gesprächssituationen. Erbstreitigkeiten und Trennungen werden im Notariat verhandelt. Der Umgang damit und ein Weg, im Ernstfall Hilfe zu holen, gehören in die Beurteilung psychischer Belastung.

Für den Wartebereich lohnt ein Blick in den Terminkalender. Die Bestuhlung richtet sich nach dem vollsten Termintag, und zusätzliche Stühle dürfen den Flur, der als Fluchtweg dient, nicht verengen.

Häufige Beanstandungen bei der Begehung eines Notariats

Auffällig sind fast immer das Archiv und der Wartebereich. Im Archiv stehen Urkundenbände über Kopfhöhe, die Regale sind selten dokumentiert geprüft, und der Gang dient als Zwischenlager. Im Wartebereich stimmen Bestuhlung und Fluchtwegbreite nicht mit der tatsächlichen Personenzahl an Termintagen überein. Erste-Hilfe-Material ist meist nur für die Beschäftigten bemessen.

Unterweisung im Notariat und für Auswärtstermine

Neben dem Bürostandard braucht es zwei Punkte. Erstens den Umgang mit Publikum: Wer weist im Notfall die Anwesenden ein, wo ist der Sammelplatz, wer ist Ersthelfer. Zweitens Auswärtstermine: Verhalten in fremden Räumen, Alleinarbeit, Meldeweg bei einem Unfall unterwegs. Für das Archiv kommt das Heben und die Nutzung der Steighilfe dazu.

Bei Auswärtsbeurkundungen in Pflegeheimen und Kliniken gilt die Hausordnung der Einrichtung, einschließlich ihrer Hygieneregeln. Wer dorthin fährt, sollte sie vorher kennen und wissen, an wen er sich vor Ort wendet.

Passend dazu

• Externe Fachkraft für Arbeitssicherheit: Was die Fachkraft im Notariat übernimmt und wie sich die Stunden berechnen.
• Arbeitssicherheit für Kanzleien und Rechtsanwälte: Für Anwaltsnotariate der Kanzleiteil desselben Betriebs.
• Flucht- und Rettungsplan im Büro: Pflicht?: Mit Räumungsübung, wenn an Termintagen Ortsfremde im Haus sind.
• Brandschutz im Büro: Pflichten im Überblick: Feuerlöscher und Brandschutzhelfer, auch für das Urkundenarchiv.
• Ersthelfer-Rechner für Betriebe: Die Mindestzahl der Ersthelfer für Ihre Belegschaft.
• Arbeitssicherheit für Immobilien und Hausverwaltung: Die andere Seite vieler Beurkundungen, ebenfalls mit Terminen außer Haus.

Rechtsgrundlagen

• DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“
• Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)
• DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“

Häufige Fragen